Fundació URV

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Servicios

Nuestro objetivo es ofrecer un servicio integral a los responsables del congreso que incluye:


Servicio de planificación y asesoramiento

  • Identificación de necesidades y asesoramiento sobre la organización y estructura de las actividades.
  • Orientación sobre la elección de la sede y uso de los espacios (adecuación de las tarifas, calidad de los servicios, etc.).
  • Análisis de la viabilidad del proyecto, elaboración de presupuesto global del congreso.
  • Creación de un calendario y plan de acción definiendo responsabilidades.

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Presentación de candidaturas para acoger un congreso

  • Apoyo en la elaboración del dossier para la presentación de la candidatura.
  • Cartas de apoyo institucionales.
  • Envío y seguimiento de la candidatura.

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Comunicación y difusión

  • Coordinación y creación de la página web del congreso y actualización de contenidos. Uso de la aplicación propia de gestión de congresos con formato portal web.
  • Imagen gráfica y documentos corporativos del congreso.
  • Apoyo en las acciones de comunicación, promoción y difusión.
  • Asesoramiento sobre el uso de redes sociales.
  • Contratación y gestión del material impreso: cartelería, rotulación, señalización y decoración.
  • Gestión y edición de Aplicaciones para teléfonos inteligentes, específicas para congresos.
  • Compra del dominio específico para la página web del evento.
  • Coordinación con Gabinete de Comunicación y Relaciones Externas de la URV.

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Presupuesto y gestión financiera

  • Tramitación, en colaboración con la dirección científica y académica, de subvenciones, homologaciones o cualquier otro trámite que afecte al evento.
  • Formalización de convenios, acuerdos y contratos de prestación de servicios.
  • Gestión y formalización de patrocinios, donaciones, expositores, etc.
  • Asesoramiento sobre aspectos fiscales.
  • Gestión en línea de inscripciones y emisión de facturas personalizadas y/o institucionales.
  • Control de gastos: autorización de pedidos y pagos a proveedores y conferenciantes.
  • Presentación del estado de cuentas del congreso y liquidación del presupuesto.

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Lugar de celebración, actos paralelos y apoyo durante el congreso

  • Asesoramiento sobre espacios, equipamientos y necesidades propias del congreso.
  • Búsqueda y reserva de espacios para la realización de las jornadas y/o congreso. Tanto los espacios propios de la Universidad, como equipamientos municipales públicos y privados.
  • Planificación de visitas con los organizadores, expositores y patrocinadores.
  • Adecuación de espacios según necesidades (mostradores, paneles para la exposición de póster, mobiliario diverso, etc.).
  • Solicitud de presupuestos, contratación y organización de los servicios relacionados con la logística y operativa del congreso: equipos técnicos, servicios audiovisuales, catering y restauración, imprenta, servicio de interpretación, traducción, merchandising, cartelería, señalización, rotulación, etc.
  • Propuesta y contratación de los actos sociales y culturales del congreso (cena del congreso, aperitivo de bienvenida, visitas guiadas, exhibiciones castelleras, programa para los acompañantes, etc.)
  • Planificación y coordinación del personal necesario para la organización del congreso: apoyo administrativo, limpieza, seguridad.
  • Coordinación y organización del mostrador de registro y entrega de documentación durante el congreso. Servicio de secretaría técnica in-situ.
  • Supervisión del desarrollo correcto del evento y atención especial a las necesidades del comité científico y organizador.

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Gestión de los participantes

  • Atención y comunicación personalizada con los asistentes para todas las cuestiones relativas a la inscripción, alojamiento, programa social, traslados e información general sobre el lugar donde se celebra el congreso.
  • Apoyo durante todo el proceso de inscripción en línea. Envío automático de confirmaciones.
  • Cobro de las cuotas de inscripción a través de transferencia bancaria o tarjeta de crédito mediante una conexión segura, reclamación de pagos pendientes. Envío de confirmación por los servicios contratados.
  • Visados: envío de cartas de invitación en coordinación con la organización.
  • Preparación y producción de la documentación del congreso para los asistentes: acreditaciones, tickets, bolsas, carpetas, certificados de asistencia, listados...
  • Montaje del mostrador de entrega de documentación e inscripciones en la misma sede del congreso.
  • Atención directa durante los días del congreso.

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Conferenciantes, comité científico y organización

  • Envío de cartas de invitación y acuerdos de colaboración.
  • Coordinación de la inscripción, planificación de los traslados y reserva de viajes, alojamientos de acuerdo con las indicaciones de la organización.
  • Gestión individual y personalizada de los planes de viaje.
  • Liquidación de gastos de viaje y honorarios.
  • Contacto y atención personalizada a los conferenciantes y invitados especiales.
  • Montaje de un mostrador de bienvenida específico en la sede del congreso.
  • Producción de material impreso del congreso específico para los conferenciantes (acreditaciones, indicaciones, certificados, información de interés...)

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Apoyo en la gestión de la secretaría científica

  • Envío de boletines informativos.
  • Call for papers.
  • Sistema en línea de recepción de las comunicaciones y propuestas científicas. Herramienta informatizada para la evaluación y notificación a los participantes de la recepción y resultados de la evaluación; teniendo en cuenta las indicaciones del comité científico y organizador (estructura y formato del documento, palabras claves, temas, plazos para la presentación...)
  • Acceso privado al portal web para los evaluadores. Distribución de las comunicaciones a los revisores según los criterios que se establezcan.
  • Elaboración de listados siguiendo diferentes criterios para ayudar al comité científico en la elaboración del programa definitivo del congreso.
  • Publicación del programa siguiendo las pautas del comité científico.
  • Elaboración, impresión y entrega de certificados de comunicaciones y premios científicos.
  • Coordinación, conjuntamente con el servicio de publicaciones de la URV, en la edición, diseño, publicación, impresión y entrega del libro de resúmenes, pósteres, artículos, actas en formado papel y/o electrónico.

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Aplicación propia de gestión de congresos

Para dar un mejor servicio a los responsables científicos y académicos de los eventos, la unidad de gestión de congresos de la URV ha desarrollado una aplicación informática con el formato de portal web para ofrecer un servicio integral a la gestión de los congresos y otros eventos que se organicen.

Sistema de gestión de los contenidos de cada congreso, que incluyen todo el ciclo de vida del evento, con información clara, presentada de forma dinámica y fácilmente actualizable. Esto incluye información del programa, ponentes, espacios, alojamientos, noticias, etc.

Sistema de secretaría técnica. Gestión de los aspectos básicos de la secretaría técnica del congreso; formulario en línea para la gestión de alojamiento, atención personalizada.

Sistema de gestión de inscripciones en línea. Las inscripciones se formalizan mediante el portal web con un sistema de registro en línea y sistema de pago seguro a través de TPV virtual o transferencia bancaria.

Sistema de secretaría científica. Sistema en línea de recepción y evaluación de las comunicaciones y propuestas científicas.

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Costes de gestión

CONGRESO
Tramos participantes Coste de gestión por participante* Mínimo
< 50 29 € Mínimo de 1.200 €
de 51 a 150 33 € -
> 150 35 € -
JORNADA
Tramos participantes Coste de gestión por participante* Mínimo
< 50 21 € Mínimo de 500 €
de 51 a 150 27 € -
> 150 29 € -

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